Kontordesign handler om mere end blot skrivebordets placering og et par potteplanter. Journalisten Alexander Garrett snakker her til Regus-teamet, der har ansvaret for at arbejde med de afgørende elementer ved en perfekt arbejdsplads.
Glem alt om bordtennisborde, meditationsrum og fadøl i den fælles lounge. Hemmeligheden bag et godt kontor ligger dybere – i kontorets grundlæggende design. Ifølge rapporter kan et godt og veldesignet kontor øge medarbejdervelfærd med 33 %(1), mens mere end halvdelen af lønmodtagere mener, at deres produktivitet ville stige, hvis de kunne få deres ideelle kontormiljø(2).
Virksomheder bør være opmærksomme på disse statistikker. En undersøgelse fra det globale arkitektfirma Gensler viser, at produktivitetstab grundet dårligt arbejdspladsdesign sidste år kostede amerikanske virksomheder omkring 330 mia. USD(3).
Regus har mere forstand på disse problemer end de fleste. Hvert år åbner virksomheden op for millioner af kvadratmeter med nye arbejdspladser verden over, og de øger næsten dagligt deres globale netværk af mere end 3.100 forretningscentre i 1.000 byer i mere end 110 lande. Det at imødekomme 2,5 millioner mennesker, som i dag og de kommende år bruger disse arbejdspladser, er en udfordring, der kræver en kreativ tilgang til design og en dyb kendskab til måden, vores arbejdsformer ændrer sig.
1. Bliv klogere på den nye arbejdsverden
"Godt kontordesign er en balance mellem kunst og videnskab," siger Schweiz-baserede Filippo Sarti, der er Regus’ globale chef for ejendomsservicer og nye centeråbninger. "Kunsten er at designe pladsen til at have en wow-faktor og gøre den tiltalende for brugeren. Videnskaben er at sørge for, at pladsen passer til virksomhederne, der lejer pladsen, og medarbejderne, der bruger den."
Han henviser til Regus’ unikke position, hvor de tilbyder fleksibel plads til mange forskellige kunder rundt om i verden. "Vi er nødt til at planlægge og placere en kontorinfrastruktur, der virker for alle tænkelige kunder i fremtiden," siger han. "Hvor stor en plads har de brug for? Hvad kommer deres strøm- og databehov til at være? Hvor længe bliver de her? Og hvad sker der, når de forlader stedet – bliver næste beboers behov imødekommet i samme plads?"
"Folk har det med at se på kontordesign som noget, der kun handler om skrivebordets placering, men det kunne ikke være længere fra sandheden," siger Hongkong-baserede Francis Cleary, der er Regus’ projektleder for nye centeråbninger i det asiatiske stillehavsområde. "Det handler om at reagere på, hvornår, hvor og hvordan folk arbejder. Lønmodtagere fra alle generationer – ikke kun Millennials – er ved at åbne øjnene for fordelene ved coworking og det at blive mere mobil. Kontorer har brug for at være steder, der fremmer produktivitet, kreativitet og samarbejde."
I en Regus-undersøgelse fra 2017 blandt 20.000 topledere og virksomhedsejere verden over valgte en femtedel af dem forretningscentre som det mest populære sted for fjernarbejde. "Dagens kontorer er ved at udvikle sig til en destinationsplads," siger Cleary. "Det er stedet, du vælger at arbejde, fordi du arbejder bedst derfra."
Filippo Sarti, Regus’ globale chef for ejendomsservicer og nye centeråbninger
2. Vælg designskabelonen
I takt med at det moderne kontordesign har udviklet sig, har Regus’ design ligeledes udviklet sig. Hvis man sammenligner med 30 år siden, hvor virksomheden blev stiftet, ser et nyt Regus-kontor lige så anderledes ud nu, som en 2018 Tesla er anderledes end en 1989 Honda Accord.
Nye forretningscentre er baseret på et af flere designs. Placeringen – og de potentielle, fremtidige kunder – afgør den valgte mulighed. "Vores kunder strækker sig fra Millennials til teknologistartups og kreative industrier til erhvervsfolk inden for finans eller tjenesteydelser," siger Cleary. "Vi ønsker at tilbyde plads, der imødekommer forskellige forretningstyper og -behov."
Et af de mere moderne designs (kendt som Sagano) er et rent og moderne look, der gør brug af elegante linjer og materialer som rustfrit stål og hærdet glas til at skabe steder, der er inspireret af naturen og de fire årstider. "Et eksempel på dette design er Clarahuus Centre i Basel, Schweiz," siger Cleary. "Centret er mere professionelt hvad angår look og fornemmelse, hvilket passer til området og de virksomheder, der bruger det."
Sagano gør brug af den seneste designtrend, biophilia – et menneskeligt behov for at være tæt på andre former for liv i naturen. Ved at blande en kombination af levende ting, naturlige mønstre og designelementer inspireret af naturen kan arbejdende føle sig mere afslappede, engagerede og forbundet med omverdenen. "Gennem anvendelsen af naturlige materialer som krydsfinér og rent, skarpt lys er vi i stand til at skabe et beroligende og produktivt sted," siger Cleary.
Et andet Regus-design, Bauhaus, har føles mere industrielt, og det er populært blandt startups og nyere virksomheder. "Bauhaus er et stilet, utraditionelt miljø for virksomheder, der er gearet mod kunstneriske og kreative aktiviteter, og der er masser af variation i de pladser, du kan arbejde i," siger Cleary. Brin-centret i Napoli er et godt eksempel på Bauhaus i praksis: et sted i post-industriel stil med synlige rørledninger og glastrapper.
3. Husk det grundlæggende
Nye holdninger til medarbejdernes velvære påvirker også kontordesign. Undersøgelser har vist, at udsættelse for blå og grønne farver kan øge kreativitet, mens røde farver forbedrer præstationen ved opgaver, der kræver opmærksomhed på detaljerne.
Og møblering overlades ikke til tilfældighederne. Et miljø med kurveformede linjer – fx runde borde i mødelokaler eller skriveborde med runde hjørner – kædes sammen med positive følelser, hvilket øger kreativitet og produktivitet. "Uanset designskabelonen, vi bruger, tages alle detaljer i betragtning," siger Sarti.
Regus’ Clarahuus Centre i Basel, Schweiz, er baseret på Sagano-designet
4. Fordel pladsen
Næste trin i et kontordesign er at beslutte, hvordan man bedst fordeler pladsen, så du sørger for at få det rette miks af arbejdsområder. Genslers 2016 UK Workplace Survey kom frem til, at 67 % af den britiske arbejdskraft følte sig drænet mod slutningen af hver arbejdsdag grundet deres umiddelbare miljø – og at lønmodtagerne var mere tilbøjelige til innovation, hvis de havde adgang til en række arbejdssteder, der understøttede forskellige arbejdsformer.
I takt med at helt åbne kontorlandskaber falder i unåde, ændres kontorer til at imødekomme et mere alsidigt arbejdsforhold kendt som aktivitetsbaseret arbejde (ABW) og flere muligheder for bevægelse. "Fortidens kontorer lignede ofte klasselokaler," siger Cleary. "Den ensartethed er blevet erstattet af forskellige elementer som individuelle kontorlokaler, mødebåse, fællesborde, læseborde, tænketanke, telefonbokse og mødelokaler."
"Nøglen er at tilbyde alle typer arbejdssteder, som en kunde kunne ønske sig. Samme kunde kan have vekslende behov for forskellige arbejdssteder på forskellige tidspunkter. Udfordringen er at kunne give en nøjagtig vurdering af behovet for hvert element, således at pladsen hverken er fyldt eller uudnyttet."
5. Få prioriteret sociale områder
En anden vigtig overvejelse er den sociale plads. Et hav af forskning viser, at interaktioner – herunder utilsigtede møder, som ofte kaldes "kreative sammenstød" – øger produktiviteten snarere end at dræne arbejdspræstationen. Et casestudy citeret i Harvard Business Review beskrev, hvordan medarbejderne blev givet sociometriske badges, der sporede deres bevægelser og interaktioner. Dataene, der blev indsamlet over flere uger, viste, at når en sælger øgede sin interaktion med kolleger fra andre hold med 10 %, ville vedkommendes salg også stige med 10 %.
Selv en så simpel beslutning som kaffemaskinens placering kan vise sig at være altafgørende for skabelsen af sådanne sammenstød. Det er derfor, at caféer og sociale steder er en central del af hvert nye forretningscenter – lige fra Kina til Columbien. "Vi ønsker at opmuntre til interaktioner," siger Cleary. "Caféen er til højre for indgangen, når du træder ind, og den er forbundet med alle de andre områder, så du som individ også kan føle dig mere forbundet."
Francis Cleary, Regus’ projektleder for nye centeråbninger i det asiatiske stillehavsområde
6. Skab et tilhørsforhold
Det sidste stadie involverer tilpasning af stedet med materialer, møblering, blødt inventar og kunstværker. Det er her, der er mest plads til at give hvert forretningscenter en unik identitet, som passer til det lokale område. I forretningscentret Menara Boustead, som i 2017 åbnede i Penang, Malaysia, er væggene foret med gamle kort over Penang, mens dekorative gulvfliser kommer fra traditionelle malaysiske butikker. "Det handler om at vælge noget fra den lokale arkitektur for at skabe et tilhørsforhold," siger Cleary.
"Det ville være en fejltagelse at ignorere det lokale designinput," siger Sarti. "Regus’ centre rundt om i verden er måske baseret på de samme designretningslinjer og har samme mål for kvalitet og standard, men de bruger produkter fra lokale kilder og er langt fra ensartede."
7. Se, om det virker
Hvad end det er sensorer under skrivebordet eller bærbar teknologi til medarbejderne, så er kontoret ved at blive mere forbundet og ændrer måden, arbejdspladserne bliver designet. "Vi har en enorm mængde information omkring måden, vores centre bruges på," siger Andre Sharpe, der er Regus’ "Vi er ligesom et laboratorium, der er i stand til at overvåge måden, vores kunder bruger vores produkter og tjenesteydelser, og derefter tilpasse og forbedre deres oplevelser baseret på dataene."
Et eksempel på dette er at bruge bookingdata for hvert element i et kontor, som indsamles fra andre steder verden over, og derefter overvåge måden, kunder bruger forretningscentret. "Vi kan se, hvilke steder der har høj trafik samt tidspunkterne for trafikken. Dette giver os indsigt i, om områderne er lige så gode for kunderne, som de kunne være.".
"I fremtiden vil virksomheder være i stand til at lave krydshenvisning på oplysninger om medarbejdernes bevægelser ved hjælp af performancedata," siger Sharpe. "Resultaterne kan derefter blive analyseret for at finde ud af, om pladsen tjener brugerne, og hvilken effekt den har på virksomheden."
Sharpe pointerer, at selvom datasikkerhed kommer til at være en vigtig overvejelse, så vil "disse tjenesteydelser, når de bruges korrekt, hjælpe virksomheder med at skræddersy kontorer, der fremmer positiv performance og samarbejde".
Cleary og Sarti forstår det vigtige ved at bruge data til at påvirke fremtidige designs og anerkender brugens spændende fremtidsudsigter. "Vi designer til virksomheder, men vi designer også til folk," siger Cleary. "Hvis vi kan give folk det, de ønsker fra en arbejdsplads, før de selv er klar over deres ønsker, er det til gavn for alle."
Alexander Garret er en britisk freelancejournalist, der skriver om en lang række erhvervsspørgsmål for den britiske presse
Yderligere rapportering af Hannah Hudson
Kilder:
(1) https://www.officegenie.co.uk/workplace-happiness-report
(2) http://pdf.savills.com/documents/What_Workers_Want_2016.pdf
(3) https://www.gensler.com/news/press-releases/uk-workplace-survey-2016-findings
