Videnskaben bag dit valg af kontor

Trends

Videnskaben kan forklare dit had‑kærlighedsforhold til kontoret

Hvad end det er temperaturen i din kontorbås eller kunsten på væggene, så er du måske overbevist om, at din smag i kontorindretning er lige så unik, som du er. Men du er mere påvirket af visse faktorer, end du måske indser. I det følgende ser Etan Smallman på, hvordan vores alder, køn og kultur påvirker os

 

Når det drejer sig om åbne kontorlandskaber, kan den ene medarbejders drøm være den andens mareridt. En åben og minimalistisk indretning kan lige så nemt opleves som steril og uden sjæl. Et sted, der er personligt og hyggeligt for dig, kan virke klaustrofobisk og forstyrrende for din skrivebordsnabo.

Udfordringen er at finde en løsning, som passer alle. Vores kontorpræferencer – fra belysning og siddepladser til skrivebordsplacering og afstand til vinduet – kan blive påvirket af alt fra vores alder og køn til kulturelle baggrund, personlighedstype og arbejdsstil.

Og uanset om du satser på sprudlende kreativitet eller produktivitetsforøgelse, kan optimering af arbejdsbetingelserne være afgørende. Det handler nemlig om meget mere end blot æstetik. Utallige undersøgelser har påvist sammenhængen mellem velindrettede kontorer og medarbejderengagement, præstation og innovation(1). For eksempel er det fem gange mere sandsynligt for banebrydende virksomheder at tilbyde arbejdspladser til både individuel og kollektiv brug(2).

Regus Sarona i Tel Aviv tilbyder en coworking-plads, som er egnet til soloarbejde

 

Kønskløften

Køn er en af de faktorer, som påvirker valget af kontorindretning. Og det starter i det små: med temperaturen. En undersøgelse i ugebladet Nature(3) fra 2015 viste, at kvinder føler sig bedre tilpas ved ca. 3 °C højere gennemsnitstemperaturer i arbejdsrum end mænd.

Det skyldes, at kvinder har betydelig lavere stofskifte end mænd. De fleste mænd har det bedst med temperaturer på omkring 22 °C, mens kvinder ofte synes, at det er lidt for koldt. Som Guardian forklarer(4), skyldes problemet, at standarden for temperaturregulering i kontorbygninger stammer fra 1960’erne og tager udgangspunkt i stofskiftet hos en 40-årig mand på 70 kg.

Når det gælder andre kønsbestemte præferencer, tyder forskningsresultaterne også på, at kvinder har det bedst i lukkede, rumopdelte kontorer frem for åbne kontorlandskaber. Ifølge en undersøgelse, som blev offentliggjort i forskningsbladet Gender, Work and Organization, blev kontoransatte mere bevidste om deres synlighed, hvilket de ofte opfattede mere som foruroligende end frigørende.

Den ledende forfatter Dr. Alison Hirst fra Anglia Ruskin University i Storbritannien siger, at "især kvinderne følte ubehag ved tanken om at blive konstant overvåget og følte, at de var tvunget til klæde sig på en bestemt måde"(5).

Set i et større perspektiv, viser en amerikansk undersøgelse(6), at såkaldte omgivende identitetstegn kan påvirke kønsfordelingen på arbejdspladsen.

"Et besøg på en skole dekoreret med kristne symboler kan afskrække ikke-troende studerende fra at søge optagelse", forklarer Sapna Cheryan, som er en af forskerne bag undersøgelsen. "Køreturen gennem en by, som er fyldt med cykelforretninger og skibokse på hver anden bil, kan få byen til at virke uattraktiv på dem, der ikke betragter sig selv som friluftsentusiaster. Høj dansemusik i butikken kan blive tolket af ældre kunder som tegn på, at de ikke passer ind."

Hun tilføjer: "Husk, at disse fysiske miljøer, som kan virke ekskluderende på nogle, kan have den omvendte virkning på andre – især for dem, der kan identificere sig med de omgivende identitetstegn. Miljøer, som er forenelige med en af de mere udbredte sociale identiteter, som for eksempel køn og race."

Det er muligt at finde flere identitetstegn i et kontormiljø – er f.eks. alle konferencerum opkaldt efter fremstående mænd? Er kunsten på væggene en kvindefri zone?(7)

Regus Gati i Jerusalem

Regus Gati i Jerusalem har kønsneutral indretning

 

Generationskløften

Hvad med din alder? Har den nogen indflydelse på dine præferencer i kontorindretning? Der ser ud til at eksistere en generationskløft, og nogle undersøgelser viser, at yngre medarbejdere er mere følsomme over for dårlig kontorindretning – eller måske blot mindre villige til at finde sig i det.

Ifølge en undersøgelse fra Ipsos svarede 76 % af de ansatte mellem 18 og 34, at kontorindretning påvirkede deres holdning til virksomheden, sammenlignet med kun 38 % af de ansatte over 55(8). Og ifølge en meningsmåling har mere end hver femte af de 18-24-årige opsagt en stilling på grund af dårlig kontorindretning(9).

Men de ældre medarbejdere har også præferencer, som burde tages alvorligt. De store årgange (de, som er født mellem 1946 og 1964) regnes stadig for at udgøre omkring en fjerdedel af arbejdsstyrken, og de bliver længere på arbejdsmarkedet end nogensinde før, hvilket medfører en voksende generationskløft på kontorene.

Mens deres yngre kolleger angiver "mødelokalernes kvalitet" som den mindst vigtige forudsætning for et godt kontor, har de store årgange næsten modsat holdning(10). En undersøgelse fra Davenport(11) viser en forsmag for lukkede kontorer blandt de store årgange – især når der skal arbejdes solo, og der kræves koncentration for at løse opgaven, mens forskning fra trendvirksomheden Springwise(12) viser, at de får gavn af alternativer til skærmarbejde for fremstilling, behandling og lagring af information.

Som der står i en rapport fra industridesignvirksomheden Knoll: "Disse skiftende prioriteter vil medføre en revolution i kontordesign og gøre det til mere end blot en ramme for arbejdsfunktioner og -processer. Fremtidens arbejdsplads skal kunne levere en sammenhængende og inspirerende arbejdsoplevelse, som understøtter et bredt udvalg af forskellige arbejdsstile og et effektivt workflow, uanset hvor du befinder dig."

Kulturkløften

Holdningen til arbejdspladsindretning og medarbejderantal skifter også fra land til land. For eksempel er de ansatte i kinesiske byer vant til arbejdspladser, som er tre gange mindre end deres europæiske og amerikanske modparter(13).

Og, som Harvard Business Review skriver(14): "i Kina forstår man individuel frihed anderledes end i Vesten. Kinesiske ansattes største bekymring er informationskontrol: sikring af personlige oplysninger og søgning af tilflugt fra følelsen af at blive overvåget. Kontorer, hvor de ansatte har mulighed for at sidde med ryggen mod væggen, betragtes som førsteklasses fast ejendom."

Kontortyperne kan også variere fra kultur til kultur. Sammenlignet med amerikanerne bruger franskmænd måske mere tid på at holde møder. “[Jeg opdagede, at] franske møder har en tendens til at vare meget længere, med langt flere grundlæggende diskussioner om emnet", siger franskfødte Emma Seppälä, der underviser på Yale og Stanford. I et interview med Business Insider(15) udtaler hun, at "amerikanske møder foregår sådan her: ‘Du skal gøre dit, og du skal gøre dat …’". Som modsætning til dette oplevede hun, at "franskmændene er meget bevidste om, at inden man når frem til en konklusion, skal der først diskuteres teori, grundbegreber og filosofi." Et kontor uden tilstrækkelig plads til at holde møder vil derfor ikke være en god løsning.

Regus Torre Aragonia i Zaragoza, Spanien

Regus Torre Aragonia i Zaragoza, Spanien, har semiprivate rum til gruppearbejde og møder

 

Bufferløsninger

Det er nemt at køre fast i analyser af arbejdsstyrkens underafdelinger, men forfatteren til The Elemental Workplace, Neil Usher, påpeger, at "fremragende kontorindretning handler om at finde den rette balance – skæve løsninger fungerer kun i sjældne tilfælde. Udvikling af kontorindretning til en bestemt befolkningsgruppe eller personlighedstype er i sig selv altid en restriktiv proces. Vores arbejdspladser skal afspejle mangfoldighed og inklusion, og til det formål skal de tilbyde valgfrihed og den fornødne tilladelse til at udøve den. Det allerbedste råd: Undgå mytedannelser på nettet, og tag de kritiske briller på."

"Det kan lade sig gøre overalt i verden, i alle sektorer og for ethvert budget. De virksomheder, som ikke gør det, vil mærke de negative virkninger i forhold til både den individuelle og kollektive evne til at arbejde effektivt samt højere medarbejderflugt."

Joanna Yarker, der er lektor i arbejds- og erhvervspsykologi ved Kingston University i London, siger, at mens mange virksomheder skifter til hotdesking, sætter de fleste ansatte pris på "personalisering" – uanset deres demografiske tilhørsforhold eller personlighedstype.

"Vi opdagede, at folk kan lide at sætte et personligt præg på deres arbejdsplads, og at det kan fungere som buffer mod noget af den stress, som de oplever på jobbet", siger hun. "Hvis du ikke har mulighed for at stille ting på dit skrivebord, så vil du måske vælge mere personlige pauseskærme på din computer. Det giver mulighed for at bevare forbindelsen til det, man sætter pris på."

Forenet i mangfoldighed

Oftest kræves der blot mere omtanke. "For en person, der lider af Aspergers syndrom, kan det for eksempel være en stor udfordring at arbejde i et travlt miljø", siger Yarker. "Derfor er det afgørende at have et stille arbejdsområde. Lider du af irritabel tyktarm, så har dit skrivebords placering i forhold til toiletterne meget stor betydning."

Hun forklarer, at svaret på de mange krav ikke nødvendigvis er mere plads, men derimod at gøre den eksisterende plads mere fleksibel. "Ledere, der fungerer som rollemodel ved at flytte rundt mellem forskellige områder i stedet for at sidde lænket til deres skrivebord hele dagen, er med til at give medarbejderne modet til at bruge pladsen efter eget ønske", tilføjer hun.

Inddragelse af personalet har også stor betydning, forklarer Sir Cary Cooper, der er professor i organisationspsykologi og sundhed ved Manchester Business School. "Lad dem selv tage initiativet frem for at tvinge det ned over hovedet på dem", siger han "Det kommer ikke til at fungere, hvis du vælger det sidste. Desuden kan de bidrage med idéer, som du aldrig ville have tænkt på. Så længe du bliver ved med at indsamle data, er det muligt at forene forskellige ønsker hos medarbejderne og blive i stand til at lave forskellige indretninger til forskellige medarbejdergrupper i forskellige dele af virksomheden.

 


Etan Smallman er en britisk journalist

Kilder:

(1) https://www.forbes.com/sites/jacobmorgan/2015/12/03/how-the-physical-workspace-impacts-the-employee-experience/#726dc3fe779e

(2) https://www.gensler.com/research-insight/workplace-surveys/us/2016

(3) https://www.nature.com/articles/nclimate2741

(4) https://www.theguardian.com/money/shortcuts/2015/aug/04/new-cold-war-why-women-chilly-at-work-air-conditioning

(5) https://www.standard.co.uk/news/uk/women-feel-pressured-to-dress-up-in-open-plan-offices-a3828846.html

(6) http://sciencewithart.ijs.si/pdf/How%20stereotypical%20cues%20impact%20gender
%20participation%20in%20computer%20science.pdf

(7) https://www.thecrimson.com/article/2012/3/5/women-portraits-kennedy-school/

(8) https://www.prnewswire.com/news-releases/workplace-design-matters-when-it-comes-to-millennial-appeal-300545467.html

(9) https://www.independent.co.uk/news/business/news/uk-millennials-rejecting-employers-offices-workplace-design-architecture-a8270686.html

(10) https://www.knoll.com/document/1352940439350/WP_GenerationalDifferences.pdf

(11) https://www.emeraldinsight.com/doi/abs/10.1108/14630010810925136?fullSc=1&journalCode=jcre

(12) https://www.regus.dk/work-uk/how-the-over-65s-are-shaking-up-the-office/

(13) https://www.cbre.com/research-and-reports/apac-space-utilisation-the-next-frontier

(14) https://hbr.org/2014/10/balancing-we-and-me-the-best-collaborative-spaces-also-support-solitude

(15) http://uk.businessinsider.com/differences-between-french-american-work-culture-2017-7?r=US&IR=T