Et illustreret smartwatch

Produktivitet

Hvad er din tidsstyringspersonlighed?

Reading Time: 5 minutes

Hemmeligheden bag en vellykket tidsstyring er at arbejde på din personligheds styrker. Er du en actionhelt, en diva, en arbejdshæst, en nikkedukke eller en perfektionist? Matthew Jenkin fortæller

 

Med alt fra coaches til apps er der ingen ende på produkter og tjenester, der lover at hjælpe dig med bedre at administrere din arbejdsbyrde og øge din produktivitet. Men medens Lene i marketing ser ud til at flyve gennem dagen og krydser forskellige opgaver af inden fyraften, hvorfor er du så dårligt nået halvvejs gennem din opgaveliste, når klokken slår fem? Fordi effektiv tidsstyring ikke afgøres af antallet af arbejdstimer – det handler om vores personligheder.

Arbejdsgivere har længe haft mistanke om, at der ikke findes nogen standardtilgang, og personlighedstests såsom Myers-Briggs’ typeindikator (MBTI)(1) er blevet en populær måde for virksomheder at vurdere deres ansatte. Mange mener, at MBTI’s succes ligger i dens enkelthed. Ud fra 93 spørgsmål, der er løst baseret på Carl Jungs arbejde, kan testen opdele alle ansatte i 16 forskellige typer: kombinationer af introverter, ekstroverter, tænkere, følere, de sansende, de intuitive, de vurderende og de opfattende.

Ledelseskonsulent og adfærdsekspert Beverly Flaxington er enig i, at hvis en tidsstyringsmodel skal være effektiv, så skal den tage højde for den individuelles arbejdsadfærd.

"Jeg kan huske, at jeg for flere år siden hyrede nogen til at hjælpe mig med at rydde op og blive mere effektiv. De puttede alt ned i kasser og gemte dem væk," siger hun. "Men jeg er en meget visuel person. Jeg vil gerne have tingene foran mig, så jeg gik helt ned. Jeg kunne dårligt nok arbejde. Det var dér, jeg fandt ud af, at det skal passe sammen med ens naturlige personlighedsstil."

Hvad er så de fem mest almindelige personlighedstyper, og hvordan kan de hver især forbedre deres tidsstyring?

1. Actionhelten

Ligesom Wonder Woman eller Superman vil denne person se en brændende bygning og løbe mod den uden først at vente på brandvæsenet. Giv dem, hvad der ligner en umulig liste af opgaver, og de vil have klaret dem på nul komma fem. Akilleshælen er dog, at de i deres bestræbelser på at klare dagens opgaver kan overse ting, siger Flaxington.

Tidsstyringsforvandling: Disse folk er drevet af resultater og vil ofte handle uden at tænke på, hvor hastende eller vigtig opgaven er, siger Susy Roberts, der er ledercoach og stifter af Hunter Roberts, som er en konsulentvirksomhed inden for menneskeudvikling(2). Hun anbefaler denne type at tage et skridt tilbage og tænke nøje over, hvilken opgave der skal udføres først, i stedet for med det samme at kaste sig over, hvad end der dukker op i indbakken.

Stephen Covey, der er forfatter af Seven Habits of Highly Effective People(3), er enig og foreslår, at man rangerer opgaver på tværs af fire værdier: vigtig/ikke vigtig og haster/haster ikke.

2. Divaen

De er sjove at have med til en virksomhedsfest, men når man tænker over, hvor meget mundtøjet kører på dem, er det et under, at de overhovedet får lavet noget arbejde. Nok er de positive, venlige, snakkesalige og elsker sjov, men når dagen er omme, er der få opgaver på listen, som er klaret. Roberts mener, at deres tendens til at prale med deres bedrifter kan give indtrykket af, at de er mere produktive, end de egentlige er.

Flaxington tilføjer: "Lige pludselig er tiden gået. De troede, de ville få klaret 15 ting i dag, men på grund af samtale og sjov har de ikke lagt mærke til, at tiden forsvandt."

Tidsstyringsforvandling: Dette er typen, som virkelig har nytte af en strategi. Hvis du har et stort projekt, anbefaler Flaxington at dele det op i mindre trin, sætte opgaver i kalenderen og lave påmindelser. En kalender samler dit arbejde og dine personlige planer i ét sted, hvilket gør planlægning hurtigere og simplere og mindsker omlægninger.

E-mailhåndtering er også vigtigt. Ifølge en undersøgelse fra 2012 af McKinsey Global Institute går mere end en fjerdedel af arbejdsdagen i snit på at besvare og læse e-mails(4). Undersøgelsen kom frem til, at e-mails er den næststørste tidssluger for medarbejdere efter "rollespecifikke opgaver".

Marketing- og salgseksperten Zach Hanlon siger til Fast Company, at hemmeligheden er at lade være med at "organisere" e-mails efter emne og i stedet tænke på dem mht. deadlines(5). Han foreslår, at man går væk fra at se ens indbakke som en opgaveliste og i stedet opretter fem mapper baseret på kronologisk hast/vigtighed.

En model af en lille mand, der går på urvisere.

 

3. Arbejdshesten

Langsom og støt vinder løbet med denne personlighedstype. De tænker tingene grundigt igennem, er forsigtige og metodiske og ret uafhængige i forhold til måden, de udfører opgaver på, siger Roberts. De planlægger og prioriterer derfor tingene rigtigt effektivt, men de kan af nogle folk blive opfattet som alt for forsigtige, mens andre kan blive frustreret over deres inerti. Deres dedikation til jobbet kan også føre til en manglende vilje til at dele arbejdsbyrden.

Tidsstyringsforvandling: "Det at give en opgave videre og regne med andres arbejde er simpelthen ikke i deres DNA," siger Flaxington. "De skal derfor kigge på deres dag og vælge de tre eller fire vigtigste ting, som der skal fokuseres på. Få isoleret det, som absolut skal klares, og find ud af, hvilke opgaver der skal uddelegeres.

Uddelegering lader til at være et hyppigt problem. En undersøgelse omkring tidsstyring fra 2007 kom frem til, at tæt på halvdelen af de 332 undersøgte virksomheder var bekymrede for deres ansattes evner til at uddelegere opgaver(6). Jayson DeMers, der er stifter af og administrerende direktør for marketingvirksomheden AudienceBloom, giver i en artikel til Inc råd til ledere, der har svært ved at uddelegere opgaver. Foruden prioritering foreslår han at uddelegere opgaver til ansatte med de bedste kompetencer for opgaven frem for eksempelvis at uddelegere den letteste arbejdsbyrde.

4. Nikkedukken

Den ultimative teamplayer: De lever for at hjælpe andre og bakke deres kolleger op. Som brødre vi dele, selvfølgelig, men det farlige er, at denne type ikke er meget for at afvise folk, og de kan derfor ende med at have for meget på tallerkenen. Derfor arbejder de enten utroligt længe eller går glip af deadlines, siger Roberts.

Tidsstyringsforvandling: Lær at sige nej, fortæller psykoterapeuten og livscoachen Hilda Burke(8). "Det kan tage lidt tid at ændre denne arbejdsmentalitet, men det er muligt," siger hun. "Og hvis du har svært ved at sige nej og føler dig overvældet, så er det vigtigt at tage pauser."

Det lyder åbenlyst, men undersøgelser har vist, at det at tage regelmæssige pauser øger produktiviteten. DeskTime, der er en produktivitetsapp, som sporer medarbejderes computerbrug, er kommet frem til, at den perfekte pause er 17 minutter lang. Og i 1999 brugte laboratoriet for ergonomisk forskning på Cornell Universitety et computerprogram til at minde ansatte om at tage korte pauser.

Projektet konkluderede, at "ansatte, der modtager påmindelser [om at tage pause], i gennemsnit var 13 % mere nøjagtige med arbejdet end ansatte, der ikke modtog påmindelser"(9). Denne simple, men effektive metode har banet vejen for en masse forskellige apps, lige fra Marinara Timer(10) til PomoDone(11).

5. Perfektionisten

Denne type er længst om at færdiggøre en opgave, men som navnet antyder, går de meget mere op i kvalitet end kvantitet. Flaxington forklarer, at nøjagtighed er så vigtigt for dem, at de kan føle sig overvældet og få det svært, hvis de har for meget på tallerkenen. Og de bliver meget stresset, hvis du prøver at tvinge dem.

Tidsstyringsforvandling: Rod er den værste fjende for en perfektionist, så en indbakke fyldt med ulæste beskeder kan være skræmmende. Nu hvor e-mailtrafik anslås at stige med 4 % om året(12), er det bedre at tage fat om problemet nu end senere. Der findes dog en række måder, du kan håndtere en overflod af e-mails på.

En af de mest kendte metoder kaldes for "inbox zero", hvor du sørger for altid at holde din indbakke tom eller næsten tom. Det er sikkert et job i sig selv, men opfinderen Merlin Mann siger, at du har fem valg, når du står over for en ny besked: Slet, uddelegér, besvar, udsæt eller tag handling. På denne måde bliver din indbakke gjort til en opgaveliste, der indebærer svære valg om at prioritere og få tingene gjort på en effektiv måde.


 

Matthew Jenkin er en britisk freelancejournalist og den tidligere redaktør for Guardian Careers, The Guardian-avisens brugerportal for jobsøgende og folk, der ønsker at skifte karriere.

Kilder:

(1) https://www.myersbriggs.org/my-mbti-personality-type/mbti-basics/

(2) http://www.hunterroberts.com/

(3) http://www.amazon.com/The-Habits-Highly-Effective-People/dp/1455892823

(4) http://www.mckinsey.com/insights/high_tech_telecoms_internet/the_social_economy

(5) https://www.fastcompany.com/3067012/the-only-five-email-folders-your-inbox-will-ever-need

(6) http://www.i4cp.com/news/2007/06/26/you-want-it-when

(7) https://www.inc.com/jayson-demers/7-strategies-to-delegate-better-and-get-more-done.html

(8) https://www.theguardian.com/careers/2017/feb/28/overwhelmed-at-work-six-tips-on-how-to-beat-stress

(9) http://www.news.cornell.edu/releases/Sept99/computer.breaks.ssl.html

(10) http://www.marinaratimer.com/

(11) https://pomodoneapp.com/

(12) http://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2017/06/Email-Market-2017-2021-Executive-Summary.pdf

(13) https://www.youtube.com/watch?v=z9UjeTMb3Yk