I tider hvor fjernarbejde bliver mere almindeligt, hvordan kan vi så sikre, at vi kommunikerer med hinanden på den mest effektive måde ved hjælp af god gammeldags samtale? Alison Coleman fortæller
Digital teknologi har forvandlet måden, hvorpå vi kommunikerer, på bekostning af kommunikation ansigt-til-ansigt. Psykologen Susan Pinker skriver i sin bog, The Village Effect, at vi "i løbet af en kort evolutionstid har forvandlet os fra primater, som lever i grupper og er trænet i at tolke hinandens mindste gestus eller hensigt, til en ensom art, hvor alle er optaget af sin egen skærm."
Det gør sig især gældende på den moderne arbejdsplads, hvor de ansatte – især det voksende antal af fjernarbejdere og mobile arbejdstagere – i stigende grad bliver afhængige af e-mail, tekst- og straksbeskeder for at interagere med deres kolleger. Og ifølge en undersøgelse lavet af Cancer Research UK(1), der viser, at de såkaldte millenials (som i 2020 vil udgøre 75 % af arbejdsstyrken(2)) foretrækker at chatte online frem for at tale ansigt-til-ansigt, ser denne trend ud til at fortsætte.
Vis dit ansigt
Mens de digitale forbindelsers hastighed alene ser ud til at vinde over den tidskrævende fysiske kommunikation, må vi ikke undervurdere betydningen af samtaler ansigt-til-ansigt på arbejdspladsen. Undersøgelser viser, at fravalg af regelmæssige samtaler med andre mennesker – uanset om det er arbejdskolleger eller folk i nærheden af dig – kan have en negativ virkning, ikke kun på vores sundhed og lykke, men også på vores produktivitet.
Det boost, som vores livskvalitet får, når vi taler med andre ansigt-til-ansigt, kan ikke erstattes med kommunikation online(3). En undersøgelse lavet af Oregon Health & Science University(4) giver endnu mere grund til bekymring ved at afsløre, at begrænset direkte social kontakt næsten fordobler risikoen for depression.
Samtidig viser Hewlett Packards(5) forskning, at korte samtaler mellem de ansatte kan forøge deres præstation med 20 %, mens en anden undersøgelse viste, at 72 % af de ansatte, der havde en bedste ven på arbejdet, var tilfredse med deres job.
Brug din stemme
Social kontakt burde anses for et lige så vigtigt menneskeligt basisbehov som mad og søvn, fordi dens mangel kan påvirke både humøret, indstillingen og præstationen negativt. Men hvem vil opdage det, når man fjernarbejder?
"Et af de første tegn på, at fjernarbejdet har en negativ indvirkning, er, at man går glip af sociale begivenheder i hverdagen, som når man f.eks. glemmer en kollegas fødselsdag eller finder på undskyldninger for ikke at deltage i personlige møder", siger adfærdseksperten Daniel Curtis. "Senere opdager du måske, at deres chef ikke aner, hvor de befinder sig i et projekt, eller mister overblikket over deres workflow."
Det er vigtigt, at organisationerne anerkender fordelene ved kommunikation ansigt-til-ansigt og ansporer til flere samtaler mellem kolleger. Men med så mange fjernarbejdere, hvordan kan samtaler – som kropssprog og ansigtsudtryk, der viser forskellige tanker og følelser, er en fast bestanddel af – så finde sted?
I denne sammenhæng har den ydmyge telefon sine fordele over digital kommunikation, fordi den tillader nogle elementer af intonation i samtalen. Toneleje giver ordene både dimension og følelse og giver et praj om, hvad en person tænker om samtalen. Tekstbeskeder og e-mails er nøgen tekst, som er åben for modtagerens fortolkning, uden tonelejets eller kropssprogets fordele.
Visuelle kommunikationskanaler som Skype og Google Hangouts gør kropssproget, herunder øjenkontakt og håndbevægelser, mere tydeligt i samtalen og er det næstbedste efter at tale ansigt-til-ansigt.
Ifølge eksperter kan korte samtaler kolleger imellem øge præstationen med 20 %
Indkald til en videokonference
Det at kunne se en persons ansigt kan udgøre forskellen mellem vellykket og knap så vellykket interaktion. Undersøgelser lavet af Mahdi Roghanizad og Vanessa K. Bohns(6) viser, at hvis man spørger om noget ansigt-til-ansigt, så har man 34 gange større chance for at få et "ja", end hvis man sendte en e-mail. Den gode nyhed er, at "ansigt-til-ansigt" i vores tidsalder lige så godt kan finde sted på Skype eller andre værktøjer til videokonferencer. I modsætning til e-mail eller endda telefonsamtaler giver video dig mulighed for at se en persons kropssprog – og giver værdifulde visuelle fingerpeg, som kan hjælpe med at sætte samtalen i en større kontekst.
Ifølge Stuart Duff, der er chef for udvikling af ledelseskompetencer hos den erhvervspsykologiske virksomhed Pearn Kandola, er det op til lederne at slå tonen an, når det gælder brug af videokonferencer. Virksomhedens egne undersøgelser viste, at de ledere, der opfattes som mest succesfulde, regelmæssigt bruger videokonferencer til at tale med deres teams og sætter tid af til "socialt samvær" på møderne.
"Det gav deres teams mulighed for at indhente det forsømte og nyde hinandens selskab, før de tog hul på dagsordenens punkter", siger Duff. "De mindst effektive ledere var alt for afhængige af e-mails eller konferenceopkald, fordi de tror, at videokonferencer er for komplicerede til regelmæssig brug. Den største udfordring er ledernes holdninger og tankegang."
Småsnak med hinanden
Den menneskelige samtaleform har også en stor betydning. Selvom arbejdsgiverne tidligere rynkede på næsen ad småsnak på kontoret, mener organisationspsykolog og professor Sir Gary Cooper, at den er afgørende for teambuilding og medarbejdernes præstation.
"Vi har alle brug for at få dækket vores sociale behov", siger han. "Småsnakken kan handle om en fodboldkamp, en film, som vi har set, vores børn, problemer på hjemmefronten eller alt mellem himmel og jord. Småsnak handler om at opbygge relationer, og jo mere vi gør det, desto bedre kender vi hinanden; og jo bedre vi kender hinanden, desto hurtigere kan vi knytte os til hinanden og blive mere produktive.
Denne påstand understøttes af undersøgelser, der viser, at når muligheden for uformelle samtaler ikke var til stede, blev medarbejderne faktisk mindre produktive og dårligere til deres arbejde(7).
Riv de kulturelle barrierer ned
En anden vigtig årsag til nedgangen i denne form for kommunikation kunne være det høje antal multikulturelle arbejdsstyrker, hvor kommunikation pr. e-mail foretrækkes frem for potentielt akavede samtaler ansigt-til-ansigt. Men e-mails og deres indhold er berygtet for at være åbne for fortolkning.
Det er skræmmende let at misforstå beskedens tone eller vigtighed. Selv hilsenens formalitet, hvad enten du skriver "Hej", "Hallo" eller slet ingenting, når du tiltaler en person, kan blive tolket på forskellige måder afhængig af modtager. Hvis man tilføjer potentialet for sprogbarrierer eller kulturforskelle, kan beskeden blive endnu mere uklar.
"Nogle kulturer har helt andre måder at indlede kontakten og skabe tillid på, så det er altafgørende at bruge tid på at prøve at forstå dette", siger Paul Smith, der er arbejdspsykolog og grundlægger af WiseAmigo. "Vi forsøger ubevidst at indsamle så meget information som muligt, for at tilpasse vores tilgang til kommunikation og påvirkning af andre. Vi kan træne vores ‘kommunikationsmuskler’, og blive bedre til at interagere med hinanden og skabe nye sociale kontakter ved at gøre det ofte."
Alison Coleman bidrager regelmæssigt med indlæg til det britiske Guardian Small Business Network og skriver samtidig for magasinet Director, der er medlemsbladet for det britiske Institute of Directors
Kilder:
(1) https://www.independent.co.uk/news/health/millennials-social-media-cancer-research-uk-study-a8182211.html
(2) https://www.wired.com/insights/2013/08/the-rise-of-the-millennial-workforce/
(3) http://psycnet.apa.org/record/2003-99636-019
(4) https://www.psychologytoday.com/us/blog/the-athletes-way/201510/face-face-social-contact-reduces-risk-depression
(5) http://www.hpl.hp.com/techreports/94/HPL-94-23.pdf
(6) https://hbr.org/2017/04/a-face-to-face-request-is-34-times-more-successful-than-an-email
(7) https://blog.trello.com/surprising-cognitive-benefits-of-small-talk-at-work
